Бюджетирование на предприятии

Вне зависимости от размера компании, каждый собственник стремится к эффективному управлению бизнесом, чтобы достигать поставленных целей и обеспечить устойчивое развитие. Одним из ключевых инструментов в арсенале любого руководителя является грамотное бюджетирование. Этот процесс позволяет не только контролировать финансовые потоки, но и планировать их таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ресурсы компании. Бюджетирование становится незаменимым помощником в принятии обоснованных управленческих решений, помогая предвидеть возможные риски и оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды. В статье поговорим подробнее о бюджетировании.

О чем вы узнаете из статьи:

Что такое бюджетирование и с какой целью разрабатывается?

Бюджетирование – это процесс планирования денежных потоков предприятия (доходов и расходов) в целом по предприятию или по отдельным его видам деятельности / подразделениям. В результате бюджетирования создаются бюджеты, которые помогают собственнику структурировать д операции, оценивать результаты и более эффективно управлять ресурсами с целью достижения оперативных, тактических и стратегических целей.

Одной из ключевых целей бюджетирования является повышение эффективности деятельности компании на всех этапах, начиная с планирования и распределения ресурсов, и заканчивая контролем и анализом достигнутых результатов. Бюджетирование позволяет компании: 

— планировать финансовые потоки, определяя источники доходов и статьи расходов на определенный период, что помогает подготовиться к возможным финансовым трудностям и избегать дефицита средств;

— контролировать доходы и расходы, достижение финансовых целей, сравнивать фактические показатели с запланированными и принимать меры для устранения отклонений;

— оптимизировать использование ресурсов (трудовых, материальных, финансовых), направляя их на наиболее приоритетные и прибыльные направления, сокращать расходы и увеличивать прибыль;

— вовремя исполнять финансовые обязательства, такие как выплаты поставщикам за товары и услуги, погашение кредитов и займов, уплата налогов и сборов, выплата заработной платы сотрудникам, аренда, коммунальные платежи и другие;

— минимизировать риск возникновения кассовых разрывов и т.д.

Управлять денежными потоками необходимо с первых этапов работы предприятия. Сначала, когда ассортимента, операций и контрагентов не очень много, собственники фиксируют информацию в заметках или записной книжке. Однако с ростом показателей и объемов производства возникает потребность в автоматизации и оптимизации процесса. Как раз в прогнозировании результатов и постановке долгосрочных целей и заключается ключевая помощь бюджетирования.

Структура бюджетов

Существует множество различных видов бюджетов, которые компании и организации могут использовать для планирования, контроля и управления финансовой и операционной деятельностью. Их можно классифицировать по различным критериям, например, по содержанию, временным периодам, уровню изменчивости и по другим параметрам. 

Бюджет, который охватывает все предприятие целиком является общим, а общий делится на три части: операционный, финансовый и инвестиционный.

Операционные бюджеты. Охватывают ключевые процессы компании, такие как производство, закупки, маркетинг и продажи. Примеры: 

— бюджет продаж – является начальной точкой бюджетирования и позволяет спрогнозировать объемы реализации продукции или услуг за определенный период времени (по каналам сбыта, регионам или сегментам целевой аудитории).

— бюджет производства – отражает планируемый объем выпуска продукции за определенный период времени, включает информацию о необходимых ресурсах для производства, таких как материалы, рабочая сила и оборудование.

— бюджет инвестиций – включает планы по капитальным вложениям в активы компании, такие как здания, оборудование, технологии и другие долгосрочные активы, создается с целью обеспечения долгосрочного роста и развития организации, повышения ее конкурентоспособности.

— бюджет материалов и запасов – планирование необходимого объема материалов и готовой продукции на складе,  важен для поддержания непрерывности производства и своевременной поставки продукции клиентам.

— бюджет фонда оплаты труда – включает планирование расходов на оплату труда сотрудников, включая зарплаты, бонусы, налоги и социальные отчисления с целью управления затратами на персонал в рамках бюджета.

Планы доходов и расходов могут составляться как в финансовых, так и в натуральных показателях (например, количество произведенных или реализованных единиц продукции, объем потребляемого сырья или материалов, количество выполненных заказов или проектов и т.д.).

Финансовые бюджеты. Охватывают различные аспекты управления финансами организации. Они включают в себя прогнозирование и контроль денежных потоков, доходов, расходов, активов и обязательств, и служат основой для принятия стратегических решений. Рассмотрим основные типы финансовых бюджетов:

Бюджет доходов и расходов является одним из ключевых финансовых документов организации, включает прогнозирование всех доходов и расходов за определенный период времени, обычно год. При этом, степень детализации группировки статей доходов и расходов зависит, чаще всего, от целей компании. Бюджет используется для анализа, насколько прибыльна деятельность компании и насколько эффективно она использует свои ресурсы. Однако, так как при составлении документа используется метод начисления, он не дает информации о фактическом поступлении / переводе денежных средств.

Бюджет движения денежных средств представляет собой прогноз всех денежных поступлений и выплат организации за определенный период времени с целью обеспечения достаточного уровня ликвидности для выполнения текущих обязательств, планирования финансирования для покрытия дефицита денежных средств и контроля за денежными потоками для предотвращения кассовых разрывов. 

Бюджет баланса представляет собой прогнозный баланс, отражающий активы и пассивы компании, с учетом остатков (запасы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.). Данный план является завершающим, на этапе его утверждения принимается решение о полноте и достаточности других балансов. На основании прогнозного баланса собственники и руководители могут оценить, каким образом финансовые решения и стратегии повлияют на финансовое положение организации в будущем.

Инвестиционный бюджет. Позволяет планировать, оценивать, распределять и контролировать финансовые ресурсы, направляемые на долгосрочные инвестиционные проекты организации (например, открытие доп.направлений, филиалов, расширение ассортимента производимой продукции и других). Он помогает организации принимать обоснованные решения о том, какие проекты стоит реализовать, исходя из их потенциальной рентабельности и стратегической значимости.

Принципы и методы, используемые в бюджетировании

Бюджетирование основывается на ряде принципов и методов и не зависит от размера организации, в которой осуществляется.

Принцип достоверности. Бюджетирование должно основываться на точных и достоверных данных, включая как историческую информацию, так и обоснованные прогнозы. Это позволяет минимизировать риски ошибок и повысить качество планов.

Принцип гибкости. Бюджетирование должно быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к изменениям в бизнес-среде. Гибкие бюджеты позволяют корректировать плановые показатели в зависимости от фактических обстоятельств.

Принцип сопоставимости. Данные должны быть сопоставимы с данными предыдущих периодов и другими подразделениями, что позволит проводить анализ и оценку достигнутых результатов, и, при необходимости, корректировать стратегию.

Принцип системности. Бюджетирование должно рассматриваться как часть общей системы управления компанией. Планы доходов и расходов различных видов, подразделений и уровней должны быть взаимосвязаны и согласованы друг с другом (это касается не только данных, но и форм, методов, условных обозначений и т.д.).

Принцип сбалансированности. Бюджет должен быть сбалансирован по доходам и расходам. Это значит, что организация должна планировать свои затраты исходя из реальных или прогнозируемых доходов, избегая дефицита денежных средств.

Кроме того, в бюджетировании существуют различные подходы к разработке и утверждению планов доходов и расходов, которые определяются организационной структурой компании, культурой управления и специфическими требованиями. Два из наиболее распространенных методов — это «сверху вниз» (top-down) и «снизу вверх» (bottom-up). Также существует комбинированный подход и ряд других методов. 

1. Метод «сверху вниз» предполагает, что бюджетные цели и рамки устанавливаются высшим руководством компании и затем «спускаются» на нижние уровни организации для детализации и исполнения. Руководство определяет основные финансовые показатели, такие как общий объем доходов, допустимые расходы, цели по прибыли и т.д., а затем передает эти параметры подразделениям для разработки детализированных бюджетов в рамках установленных лимитов. Такой метод преимущественно используют крупные организации.

2. Метод «снизу вверх» предполагает, что бюджетирование сначала разрабатывается на уровне подразделений или отделов, а затем передается высшему руководству, которое консолидирует все данные и бюджеты в единый, после чего утверждает его и детализированные планы доходов и расходов. При использовании такого метода сотрудники оказываются сильнее вовлечены в процесс, из-за чего повышается их мотивация достигнуть всех плановых показателей.

3. Комбинированный подход сочетает элементы методов «сверху вниз» и «снизу вверх». В этом случае руководство устанавливает общие стратегические цели и рамки бюджета, а подразделения разрабатывают детализированные планы расходов и доходов в пределах этих рамок. После этого они обсуждаются, корректируются и утверждаются с учетом мнений как руководства, так и подразделений. Метод может усложнить процесс, если существуют проблемы во взаимодействии между подразделениями / отделами.

Этапы организации процесса бюджетирования

Схема этапов бюджетирования является цикличной и состоит из следующих процессов: планирование, исполнение, контроль, анализ, корректировка, и далее по кругу.

Организация процесса бюджетирования начинается с подготовительного этапа, на котором определяются цели и задачи бюджетирования, выбираются методы и подходы, формируется бюджетная политика компании. Также на этом этапе разрабатываются нормативные документы и инструкции, определяются ответственные лица и устанавливаются сроки выполнения. На втором этапе собираются все необходимые данные для составления планов, включая финансовую отчетность, прогнозы продаж, планы по производству, маркетингу, инвестициям и другим направлениям. Анализ данных позволяет определить текущую финансовую ситуацию компании.

На основании собранных данных разрабатывается система бюджетирования (из чего должна состоять) по различным направлениям деятельности компании, а также проекты планов расходов и доходов ответственными лицами. Подготовленные проекты обсуждаются на общем собрании и, при необходимости, отправляются на доработку. Результатом процесса являются согласованные и утвержденные высшим руководством компании бюджеты (а также консолидированный план расходов и доходов по организации в целом). 

Далее происходит их внедрение в операционную деятельность организации и контроль выполнения. Для определения успешности бюджетирования и принятия решений по дальнейшему развитию организации необходимо проводить анализ выполнения планов, подготавливать отчетность и оценивать достигнутые результаты. 

В случае изменений внешней среды, внутренних процессов или появления новых данных проводится корректировка планов расходов и доходов. Этот процесс обеспечивает гибкость бюджетирования и адаптацию к новым условиям. 

Таким образом, бюджетирование на предприятии является важным инструментом управления финансовыми ресурсами и планирования деятельности компании. Оно позволяет структурировать финансовые потоки, контролировать выполнение планов, оптимизировать использование ресурсов и принимать обоснованные управленческие решения. Соблюдение принципов бюджетирования, использование эффективных методов и грамотная организация процесса на всех этапах обеспечивают успешное внедрение бюджетирования и помогают достигать стратегических целей организации. В условиях динамичного рынка и изменяющихся внешних факторов бюджетирование помогает организации сохранять финансовую стабильность и быть готовой к любым вызовам.

! Для заказа бизнес-плана или бесплатной консультации по услугам компании можете обратиться к нашему менеджеру через форму на сайте или написав напрямую в Telegram @alex1993bp. 

Еще больше полезной и актуальной информации можно найти в нашем Telegram-канале.

! Если у вас остались дополнительные вопросы по гранту, можете оставить заявку на нашем сайте, и специалист компании бесплатно вас проконсультирует.