Платежный календарь предприятия

Умение эффективно управлять финансами – это половина успеха любого бизнеса. Именно поэтому платежный календарь является одним из наиболее важных инструментов в арсенале любого финансиста или руководителя компании. В то время как отчет ДДС помогает понять, как деньги попадают в компанию и покидают ее, платежный календарь является более детализированным инструментом, который позволяет планировать и контролировать денежные потоки в будущем. В этой статье мы рассмотрим, что такое платежный календарь, его основные цели и задачи, этапы составления и инструменты для его ведения.

О чем вы узнаете из статьи:

Что такое платежный календарь, и для чего он нужен?

Платежный календарь – это графическое отображение графика платежей, которое позволяет визуально отслеживать планируемые доходы и расходы, а также выявлять просроченные платежи и принимать меры для их устранения. В отличие от других планов, он предусматривает краткосрочное планирование (от недели до месяца). Платежный календарь компании также отображает сколько денежных средств осталось на начало и на конец рабочего дня в рамках планируемого периода. 

Основная цель платежного календаря — обеспечение платежеспособности предприятия путем эффективного управления денежными потоками. Также платежный календарь помогает:

— точно планировать движение денежных средств, учитывая сроки поступлений и выплат, что позволяет избежать кассовых разрывов и обеспечивает необходимый уровень ликвидности;

— контролировать исполнение финансовых обязательств перед контрагентами, сотрудниками и государственными органами;

— оптимизировать структуру денежных потоков и использовать свободные денежные средства для краткосрочных инвестиций;

— снижать финансовые риски.

В платежный календарь, составляемый на календарный месяц, включаются следующие данные:

— ожидаемые поступления денежных средств (от клиентов по договорам и контрактам, от продажи активов, возврат ранее предоставленных займов и кредитов, прочие доходы);

— планируемые платежи и обязательства (оплата поставщикам за товары и услуги, выплата заработной платы и бонусов сотрудникам, уплата налогов и обязательных взносов, погашение кредитов и займов, включая проценты по ним, прочие регулярные платежи, такие как арендная плата, коммунальные услуги и страхование);

— операционные расходы (расходы на текущие нужды предприятия (например, закупка сырья, расходы на маркетинг и рекламу, расходы на ремонт и обслуживание оборудования);

— капитальные расходы (планируемые инвестиции в основные средства, например, на покупку оборудования, строительство объектов, расходы на модернизацию или улучшение существующих активов);

— резервные и внеплановые расходы.

Чаще всего составлением платежного календаря занимается тот же специалист, что и ведет финансовый учет на предприятии. В малых организациях им может быть бухгалтер, экономист или сам руководитель / основатель, в более крупных – финансовый директор.

Этапы составления платежного календаря

Первый этап составления платежного календаря включает сбор данных о всех предстоящих поступлениях и выплатах, а также анализ текущего состояния денежных средств предприятия. Эти данные могут включать информацию из договоров с контрагентами, графики выплат по кредитам, планируемые расходы на оплату труда, аренду, налоги и другие обязательные платежи. Важно учитывать все возможные источники поступлений и обязательств, чтобы календарь был максимально полным и точным.

Далее составляется список платежей в рамках планируемого периода и ранжируется в порядке сроков и важности. После завершения составления и оптимизации платежный календарь утверждается руководством предприятия и внедряется в работу. Важно, чтобы все подразделения, участвующие в управлении денежными потоками, были ознакомлены с платежным календарем и придерживались его.

Также важно понимать, что платежный календарь требует регулярного мониторинга и корректировки в случае изменений внешних или внутренних условий. Например, изменение сроков поступлений или новых обязательств требует внесения корректировок в платежный календарь. Это позволяет поддерживать актуальность документа на протяжении всего времени.

Еще один важный момент – все новые договоры и счета обязательно должны проходить через сотрудника, ответственного за составление и обновление платежного календаря, иначе инструмент не будет рабочим и эффективным. При этом за проведение и согласование счетов, как правило, отвечает другой сотрудник, по принципу разделения.

Инструменты для ведения платежного календаря

Платежный календарь представляет собой таблицу доходов и расходов, которую чаще всего ведут в электронных таблицах (MS Excel, гугл-таблицы и другие), а также в 1С, реже используют прочие сервисы (CRM, специализированные системы для финансового планирования, онлайн-сервисы). Форма таблицы состоит из дат и дней недели, остатка на начало и на конец рабочего дня, изменения денежных средств за день, а также статей расходов и доходов.

Одним из наиболее распространенных инструментов для ведения платежного календаря являются электронные таблицы. Такие программы позволяют легко настраивать и изменять платежный календарь, вводить данные и рассчитывать остаток денежных средств. Преимуществом этого подхода является простота и гибкость, однако он требует ручного ввода данных и регулярного обновления. Современные бухгалтерские программы, такие как 1С, предлагают встроенные модули для ведения платежного календаря. Эти системы автоматически собирают данные, формируют прогнозы денежных потоков и позволяют контролировать выполнение обязательств.  Специализированные сервисы для финансового планирования позволяют вести платежный календарь с доступом с любого устройства, и автоматически обновлять данные на основе информации от банков, бухгалтерских систем и прочих источников информации.

Какой инструмент выбрать – зависит от задач и бюджета, который собственник готов выделить для ведения управленческого учета. Например, электронные таблицы являются бюджетным вариантом и подходят для малых организаций или для начального этапа, чтобы, так сказать, опробовать инструмент в деле, а автоматизация краткосрочного планирования денежных потоков позволит оптимизировать процесс и разгрузить специалиста, который за него ответственен. 

В целом, платежный календарь – это важный инструмент финансового планирования, который помогает предприятию эффективно управлять денежными потоками, избегать кассовых разрывов и своевременно выполнять финансовые обязательства. Его составление требует тщательного планирования и учета всех поступлений и выплат, а также регулярного мониторинга и корректировки. Использование современных инструментов для ведения платежного календаря позволяет автоматизировать процесс, повысить точность данных и облегчить управление финансами. Внедрение платежного календаря в систему управления предприятием способствует улучшению финансовой стабильности и достижению стратегических целей компании.

! Для заказа бизнес-плана или бесплатной консультации по услугам компании можете обратиться к нашему менеджеру через форму на сайте или написав напрямую в Telegram @alex1993bp. 

Еще больше полезной и актуальной информации можно найти в нашем Telegram-канале.

! Если у вас остались дополнительные вопросы по гранту, можете оставить заявку на нашем сайте, и специалист компании бесплатно вас проконсультирует.