Программы для ведения управленческого учёта. Обзор программ: от Excel до ERP

Управленческий учет — это основа для принятия обоснованных решений в бизнесе. Он позволяет владельцам и руководителям компании видеть реальное положение дел, контролировать затраты, планировать бюджеты и прогнозировать доходы. Вопрос о том, где и как вести управленческий учет, становится ключевым при принятии решения о внедрении управленки. В этой статье мы рассмотрим различные программы и сервисы, от простых электронных таблиц до сложных ERP-систем, чтобы помочь выбрать наиболее подходящее решение для вашего бизнеса.

О чем вы узнаете из статьи:

Программы для ведения управленческого учета

Программы для управленческого учета условно можно разделить на несколько категорий:

1. Электронные таблицы (Excel, Google Таблицы и т.д.) — базовые инструменты, которые подходят для небольших компаний или начинающих предпринимателей.

2. Специализированные сервисы — программы, созданные специально для ведения управленческого учета, такие как «ПланФакт», «Финтабло», «Финансист» и другие.

3. Конфигурации 1С — популярные в России решения для автоматизации, которые могут быть адаптированы под нужды конкретного бизнеса.

4. ERP-системы — комплексные платформы, которые интегрируют в себе все аспекты бизнеса, включая управленческий учет.

Каждое из этих решений имеет свои плюсы и минусы, а выбор зависит от размера компании, особенностей бизнеса и бюджета. Ниже рассмотрим подробнее каждую из обозначенных категорий.

Электронные таблицы

Электронные таблицы, такие как MS Excel или Google Таблицы, остаются популярным инструментом для ведения управленческого учета, особенно среди малого бизнеса. Они позволяют создавать и настраивать собственные отчеты, проводить анализ данных и моделировать различные сценарии. Электронные таблицы идеально подходят для небольших компаний с ограниченным количеством данных и простыми бизнес-процессами, а также для тех, кто хочет внедрить управленку, но пока не готов выделить денежные средства на специализированное ПО. 

Преимущества электронных таблиц:

— доступность и низкая стоимость: большинство пользователей уже имеют доступ к Excel или Google Sheets, что позволяет избежать дополнительных затрат на приобретение программного обеспечения.

— гибкость: электронные таблицы можно адаптировать под любые нужды бизнеса, создавая уникальные шаблоны и формулы, разрабатывая макросы и дашборды (в т.ч. в связке с PowerBI).

Недостатки электронных таблиц:

— ограниченная масштабируемость: по мере роста бизнеса и увеличения объема данных использование электронных таблиц может стать неэффективным и трудоемким.

— человеческий фактор: ручной ввод данных увеличивает риск ошибок, которые могут привести к неправильным выводам и решениям.

— сложности с совместным доступом и разграничением прав: в MS Excel нет возможности работать с данными одновременно с другим пользователем, необходимо либо пересылать таблицу по почте или посредством другого канала коммуникации, либо сохранять и выходить из программы, чтобы изменения мог внести другой человек (по локальной сети). В гугл-таблицах такой сложности нет, однако есть другая: нет разграничения прав к отдельным листам и частям таблиц.

Электронные таблицы могут быть хорошим стартом для малого бизнеса или начинающих предпринимателей, но с ростом бизнеса стоит рассмотреть переход на более специализированные и автоматизированные решения.

Специализированные сервисы

Для бизнеса среднего уровня и выше простых таблиц может быть недостаточно. Здесь на помощь приходят специализированные сервисы для УУ. Такие программы, как «ПланФакт», «Финтабло», «Финансист», и другие, предлагают более продвинутые возможности:

— автоматизация: сервисы позволяют автоматизировать многие процессы, включая сбор и обработку данных, формирование отчетов и аналитику.

— интеграция с другими системами: специализированные сервисы поддерживают интеграцию с другими программами, такими как CRM-системы, бухгалтерские программы и т.д.

— удобный интерфейс: большинство сервисов предлагают интуитивно понятные интерфейсы, что упрощает работу с ними даже для пользователей без глубоких знаний в управленческом учете.

— облачные решения: многие из таких сервисов доступны в онлайн-формате, что позволяет получать доступ к данным из любой точки мира и с любого устройства.

Минусы специализированных сервисов:

— стоимость: за использование таких сервисов обычно нужно платить, и чем больше функций и возможностей, тем выше стоимость.

— унификация: сервисы могут не полностью соответствовать уникальным потребностям вашего бизнеса, а возможности дополнительных настроек в них ограничены и не могут быть доработаны со стороны пользователя, что является ограничением для крупных компаний и организаций со сложными и нетипичными бизнес-процессами.

Специализированные сервисы — это отличный выбор для компаний, которые уже вышли за рамки использования электронных таблиц и нуждаются в более функциональных и надежных инструментах для управления своим бизнесом. Идеально подходят для малого и среднего бизнеса.

Некоторые из популярных специализированных сервисов:

ПланФакт — удобный и простой сервис для учета доходов и расходов, планирования бюджета и анализа финансовой деятельности. Подходит для малого и среднего бизнеса. Данные необходимо вводить вручную. Есть интеграция с банками, AmoCRM и 1С (только выписка), эквайрингом (список ограничен), импорт данных из Excel.

Финтабло — онлайн-платформа для ведения управленки и анализа финансовых данных, подходит для частичной автоматизации. Есть интеграция с банками, эквайрингами и платежными системами, привязка по API, автосверка, однако, для учета используется один метод, который может подойти не всем.

Adesk — онлайн-сервис с удобным и понятным интерфейсом, интеграцией с банками, эквайрингом, а также CRM и 1С. Из преимуществ: есть мобильное приложение и телеграм-бот для оперативного внесения данных, более низкая стоимость в сравнении с конкурентами. Из недостатков: отсутствует функция планирования, список банков и эквайрингов для интеграции ограничен.

МойСклад — сервис подойдет начинающим предпринимателям, в особенности, магазинам, так как изначально был создан именно для них. Позволяет автоматизировать торговлю разных форматов (оптом, розница, онлайн). Есть интеграция с банками, эквайрингами, CRM-системами, 1С, маркетплейсами, имеется мобильное приложение, однако, функционал не гибкий, подойдет не для всех сфер деятельности. 

Финансист — более продвинутый и сложный сервис, который подойдет компаниям с высокими оборотами от 60 млн рублей в год. Расширенная интеграция с конфигурациями 1С и другими системами, гибкая настройка условий, наличие редких и полезных функций. Не подходит для ИП на патенте, является более сложной системой, необходимо время или специалист, для того чтобы разобраться с функциями.

В целом, все системы из выборки очень схожи между собой, они отличаются красивым дизайном, удобным интерфейсом, относительной простотой внедрения и ведения УУ, а также приемлемой стоимостью. Больше подходят для малого и среднего бизнеса, начинающих предпринимателей.

При выборе системы важно смотреть на функциональные возможности, гибкость, ценовую политику, а также методы, которые используются для учета. Прежде чем покупать полную версию воспользуйтесь пробным периодом, протестируйте насколько вам удобен и понятен интерфейс, а также наглядны результаты, либо обратитесь к финансисту за консультацией для выбора наиболее подходящего сервиса именно для вашего бизнеса. 

Конфигурации 1С

Программы «1С» – одни из наиболее известных систем учета в РФ, в том числе для ведения управленческого учета. Они предлагают большое количество различных инструментов, которые могут быть адаптированы под требования каждой компании. Программы являются очень гибкими и удобными, что идеально подходит тем, кто уже ведет бухгалтерию в 1С. В частности, одной из наиболее подходящих конфигураций является «1С: Управление нашей фирмой».

1С: Управление нашей фирмой (УНФ) — это комплексная и гибкая программа для автоматизации управления предприятием. УНФ предоставляет инструменты для создания отчетности и анализа данных, а также возможность настраивать и программировать функции под свой бизнес с учетом необходимых нюансов, что говорит о возможности ведения управленческого учета в полном объеме. 

«1С» относительно просто интегрируется с другими модулями и системами (как минимум, имеет такую возможность), обеспечивая цикл учета и управления. Есть и другие программы 1С для автоматизации УУ: «1С: Управление торговлей», «1С: Комплексная автоматизация» и т.д.

Для более крупных компаний, холдингов, корпораций, существуют ERP-системы, которые представляют собой комплексные программные решения, охватывающие все аспекты управления бизнесом и его ресурсами. Одной из таких систем является «1С: ERP». Такая система идеально подходит для крупных компаний, которые стремятся к полной интеграции всех бизнес-процессов и нуждаются в мощных инструментах для управления и анализа.

Выстроить управленческий учет в 1С технически сложнее, потребуется привлечение специалиста (1С-разработчика), из-за чего процесс будет длиться дольше, а стоить дороже. Кроме того, после внедрения системы необходимо проводить ее постоянную настройку и поддержку, чтобы она отвечала меняющимся потребностям бизнеса. Все это делает процесс построения управленческого учета в 1С сложным и трудоемким, но в результате компания получает мощный инструмент для управления бизнесом и принятия обоснованных управленческих решений. 

Как выбрать программу для ведения управленческого учета?

При выборе программы для ведения управленческого учета следует учитывать несколько ключевых факторов:

1. Размер и специфика бизнеса: малому бизнесу и начинающим предпринимателям может подойти более простое и бюджетное решение, такое как электронные таблицы или специализированные сервисы. Средние и крупные компании обычно нуждаются в более мощных инструментах, таких как конфигурации «1С».

2. Бюджет: электронные таблицы и специализированные онлайн-сервисы для ведения управленческого учета являются относительно бюджетными решениями. Их стоимость обычно зависит от количества пользователей и объема предоставляемых функций. Конфигурации «1С», напротив, требуют значительных финансовых вложений. Важно учитывать не только стоимость приобретения программного обеспечения, но и затраты на его внедрение, настройку, обучение сотрудников и последующую поддержку.

3. Специфика отрасли: разные отрасли имеют свои уникальные потребности. Например, производственные компании могут нуждаться в решениях для управления запасами, планирования производства и расчета себестоимости. Торговые предприятия, напротив, больше заинтересованы в управлении продажами, анализе клиентов и управлении цепочками поставок. Выбор программы должен основываться на способности решения удовлетворить специфические потребности вашего бизнеса.

4. Интеграция с другими системами: если ваша компания уже использует определенные программы для бухгалтерии, CRM или других бизнес-процессов, важно выбрать программу, которая относительно просто интегрируется с существующими системами. Например, конфигурации «1С» обладают высокой степенью интеграции с другими модулями и решениями, что позволяет создать единую информационную систему. Специализированные сервисы, такие как Финтабло, часто предлагают API для интеграции с другими системами, что также упрощает процесс работы.

5. Требования к отчетности и аналитике: если ваш бизнес требует регулярного создания сложных отчетов и глубокого анализа данных, стоит обратить внимание на программы с мощными аналитическими инструментами. 

6. Гибкость и масштабируемость: программное обеспечение должно расти вместе с бизнесом. Если планируется расширение, выход на новые рынки или увеличение объема производства, выбирайте решение, которое легко масштабируется. ERP-системы и конфигурации «1С» часто предлагают модульную архитектуру, позволяющую добавлять новые функции по мере необходимости. Специализированные сервисы являются менее гибкими, а электронные таблицы слабо масштабируемыми, к тому же при ручном вводе данных повышается вероятность возникновения ошибок, что приводит к неточным выводам и менее эффективным решениям.

7. Поддержка и обучение: важно учитывать, насколько легко ваши сотрудники смогут освоить новую программу, а также уровень доступной поддержки. Некоторые программы, такие как электронные таблицы, не требуют специального обучения, тогда как внедрение и работа с «1С» может потребовать серьезной подготовки. Наличие обучающих материалов, вебинаров и профессиональной поддержки может стать решающим фактором при выборе системы.

Выбор программы для ведения управленческого учета — это стратегически важное решение для любой компании. От правильного выбора зависит эффективность управления финансами, оптимизация бизнес-процессов и принятие стратегических решений. Электронные таблицы и специализированные онлайн-сервисы, такие как ПланФакт, Финтабло или Финансист, могут стать отличным началом для небольших компаний и предпринимателей, которым требуется гибкость и простота использования. По мере роста бизнеса и усложнения задач стоит рассмотреть переход на более мощные и универсальные решения, такие как 1С, предоставляющие широкий функционал и возможности для интеграции.

Важно тщательно проанализировать потребности вашего бизнеса, учесть текущий и будущий масштаб деятельности, а также бюджет, чтобы выбрать оптимальное решение для ведения управленческого учета. 

! Для заказа бизнес-плана или бесплатной консультации по услугам компании можете обратиться к нашему менеджеру через форму на сайте или написав напрямую в Telegram @alex1993bp. 

Еще больше полезной и актуальной информации можно найти в нашем Telegram-канале.

! Если у вас остались дополнительные вопросы по гранту, можете оставить заявку на нашем сайте, и специалист компании бесплатно вас проконсультирует.